Archivierung wird zur gesetzlichen Pflicht – ohne weitere Hintertüren

Für die Archivierung gelten ab dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD). Es wird keine Hintertüren mehr geben.

Das heißt konkret
Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS spätestens zum 31. Dezember 2016 gehandelt werden!

Gravierende Folgen für Unternehmen
Am 31. Dezember 2016 schließt sich die letzte Hintertür, die der Gesetzgeber im Sinne einer Übergangsregelung offen gelassen hat. Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Ab dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt. Das wird gravierende Folgen für Unternehmen haben. Wirtschaftsprüfer prognostizieren empfindliche Strafen bei Verstoßen gegen die Bestimmungen der GoBD durch den Gesetzgeber.

„Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen (...) unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden.” Verantwortlichen in allen Unter- nehmen muss klar werden, was das in Kombination mit den weiteren Verordnungsinhalten bedeutet. Viele werden feststellen, dass sie nicht oder nur unzureichend vorbereitet sind und nun erhebliche Gefahr im Verzug ist. Durch den Ablauf der Übergangsfrist wird es für die Geschäftsführer keine Ausreden mehr geben.

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

Unsere Lösung: Securepoint E-Mail-Archivierung (UMA)
Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD, HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard. Die automatische Anbringung von qualifizierten Zeitstempeln zum Schutz vor Manipulation von E-Mails und Dokumenten sorgt für eine sichere, nachweisbare Archivierung. Securepoint UMA sorgt zudem dafür, dass Dokumente auf einfachste Weise zum Nachweis wiedergefunden werden können. Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die Verschärfung der Gesetzeslage vor und setzen Sie auf „Security made in Germany”.

bizhub C308

  Neue Farbmultifunktionssysteme bizhub C258 / bizhub C308 / bizhub C368 

In Sachen mobiles Drucken sind unsere neuen Systeme besser ausgestattet, als jedes Konica Minolta System zuvor. Nicht nur AirPrint sondern auch die neu integrierte NFC-Technologie (Near Field Communication) ermöglichen es, jedes digitale Dokument im Handumdrehen am Multifunktionssystem ausgeben zu lassen.

bizhub 226

Konica Minolta bringt neuen bizhub 226 auf den Markt – einen kompakten Partner für alle Büroanforderungen

Konica Minolta Business Solutions (Konica Minolta) stellt den neuen Konica Minolta bizhub 226 für kleine bis mittelgroße Teams und Arbeitsgruppen in Unternehmen vor. Der neue Kommunikations-Hub ist ein echter A3-Monochrom-Multifunktionsdrucker (MFP), der mit 22 Seiten/Minute (bei A4) druckt und kopiert. Durch seine kompakte Stellfläche ist selbst in kleinen Büros immer noch Platz für den bizhub 226.

Der bizhub 226 unterstützt Teams mit seiner Papierkapazität, die nach Bedarf auf bis zu 1.350 Blatt erhöht werden kann. Dadurch werden Zeitverluste aufgrund häufiger Unterbrechungen zum Nachlegen von Papier vermieden. Er ist äußerst flexibel. Unterschiedliche Medien können in bis zu fünf Papierfächern und  quellen eingelegt werden. Das System bietet unkomplizierten, einseitigen Druck sowie Duplexdruck als optionale Funktion.

Das neue kompakte System bietet standardmäßig Farbscan. Es sendet Scans an eine Vielzahl von Zielen, wie E-Mail, FTP und SMB und bietet auch TWAIN-Scan, sodass vollständige Netzwerkintegration optional verfügbar ist. Mit der Standardfunktion „Scan an USB“ können kurzfristige Dokumenten- oder Präsentationsanforderungen leicht erfüllt werden, indem die Informationen direkt vom bizhub 226 auf einen USB-Stick gescannt werden. Für bequeme Kopier- und Scanjobs kann der bizhub 226 auch mit einem optionalen Duplex-Dokumenteneinzug ausgestattet werden. Dieser scannt Originale mit Geschwindigkeiten von bis zu 46 Bildern/Minute und verarbeitet automatisch doppelseitig bedruckte Originale.

Dank seines niedrigen Energieverbrauchs und dem integrierten Simitri HD-Toner mit Biomasse erfüllt der bizhub 226 die höchsten Umweltschutzstandards und ist mit den Ökosiegeln „Blauer Engel“ und „Energy Star“ zertifiziert.

bizhub C3850FS

Konica Minolta macht sein neues A4-Line-up mit dem bizhub C3850FS komplett

Auf der Basis seiner erfolgreichen bizhub C3350/C3850-Serie launcht Konica Minolta das neue Multifunktionssystem (MFP) bizhub C3850FS. Ausgestattet mit einem erstklassigen Feature-Set und grundlegenden Finishing-Funktionen, repräsentiert der bizhub C3850FS in Sachen Funktionalitäten und Bedienung die aktuellste Generation der Konica Minolta- A4-Systeme.

Zeitersparnis durch grundlegende Finishing-Funktionalitäten
Um manuelle Eingriffe bei der Handhabung von Systemen zu reduzieren, müssen diese bestmöglich individuelle Workflows unterstützen und das Bearbeiten täglicher Routinetätigkeiten erleichtern. Mit seinen serienmäßigen Finishing-Funktionalitäten – schon in der Basiskonfiguration bietet der bizhub C3850FS Klammerheftung, versetzte Sortierung und -Gruppierung – erfüllt das System die Kundenanforderungen und reduziert deutlich die manuellen Arbeitsschritte für Arbeitsgruppen jeder Größe.

Einfache Handhabung durch intuitive Bedienung
Komplexe User-Menüs, verwirrende Interfaces und zu kleine Displays: A4-Systeme zu bedienen, kann mitunter kompliziert sein, oft werden dadurch tägliche Arbeitsabläufe erschwert. Einfaches Verständnis und intuitive Handhabung sind für Kunden deshalb zentrale System-Anforderungen. Hier setzt der bizhub C3850FS an: Seine Bedienung gleicht der etablierter A3-Systeme von Konica Minolta. Zudem ist er mit einem großen Sieben-Zoll-Touchscreen-Panel ausgerüstet, das dem von Smartphones und Tablets ähnelt und teilweise durch Multi-Touch-Gesten bedient werden kann.