Was heißt elektronische Archivierung ?

Vereinfacht ist dies die digitale Aufbewahrung von digitalen Dokumenten. Das heißt digitale Dokumente werden auf entsprechend geeigneten Datenträgern langfristig gespeichert. Im Grunde eignet sich jeder beliebige Datenträger,

A B E R

wenn wir rechts- und revisionssicher archivieren wollen, müssen einige Besonderheiten beachtet werden. Ganz besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Unveränderbarkeit der Dokumente. Es muss jederzeit gewährleistet sein, das die archivierten Informationen im Originalformat reproduzierbar sind. In der Praxis besteht ein elektronisches Archiv immer aus einer Datenbank, einer Software und einem entsprechendem Speichermedium. Es muss die sogenannte WORM ( write once ,read many ) Technologie zum Tragen kommen. Von revisionssicher spricht man, wenn die Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuches § 239, § 257 HGB sowie der Abgabenordnung § 146, § 147, § 200 und den GoBS (zukünftig GobIT) an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten erfüllt werden.

Damit sind auch schon die relevanten gesetzlichen Bestimmungen genannt.  Entsprechend dem Steuervereinfachungsgesezt von 2011dürfen nun auch Rechnungen ohne digitale Signatur versand werden. Dementsprechend wird der Versand solcher E-Rechnungen demnächst stark zunehmen.

Im Umkehrschluss bedeutet dies für alle Empfänger solcher E-Rechnungen, diese auch elektronisch zu archivieren. Ein Ausdrucken auf Papier oder speichern als PDF-Datei reicht hier nicht aus. Solche in der Praxis oft zu findende Formen sind nicht gesetzeskonform und können mit einem Bußgeld belegt werden.

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News

Konica Minolta Handwerker

Mail-Archivierung wird zur Pflicht

 

Für die Archivierung gelten ab dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD).

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